Cabinet dentaire : quels logiciels intégrer dans son organisation

Publié le Mercredi 19 janvier 2022
Comptabilité, ressources humaines, gestion des stocks, traçabilité des dispositifs médicaux… Certaines activités du cabinet dentaire sont communes avec n'importe quelle autre structure et empruntent les mêmes processus de dématérialisation. D’autres, plus spécifiques, requièrent la mise en place d'outils dédiés au domaine de la santé et plus particulièrement à l’odontologie.
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Cabinet dentaire : attentes et contraintes de la dématérialisation

Dans tous les domaines, l'informatique révolutionne et bouleverse les modes de travail. La dentisterie et l'administration du cabinet dentaire ne font pas exception.

Les nouvelles technologies s'invitent dans la conception d’implants ou de couronnes et modifient la manière d’aborder le soin. L’imagerie médicale constitue ainsi aujourd'hui un support incontournable dans la communication avec le patient. L’appareil de diagnostic devient ainsi un outil pédagogique qui accompagne la création d’une relation de confiance entre le patient et le praticien. Mais l’image n’est que peu de chose sans explications et la surenchère d'équipements dernier cri ne saurait compenser l’absence d’échanges qualitatifs sur le plan relationnel. Aussi, le professionnel doit lui-même apprendre à communiquer autour de ces nouveaux supports en plus d’en maîtriser les moindres aspects fonctionnels.

 

L’outil numérique se met par ailleurs au service de la gestion du cabinet dentaire. Un établissement complexe à administrer entre le management des équipes, la tenue millimétrée du planning et des dossiers médicaux, la comptabilité ou encore la gestion des stocks. La transformation numérique à l’échelle du cabinet dentaire promet un gain d'efficacité et de fluidité dans la réalisation de ces tâches quotidiennes très encadrées. Elle suppose aussi un certain niveau d'investissement. Il s'agit d'investir dans l'acquisition des appareils et équipements, mais aussi dans la formation du personnel.

 

La dématérialisation des données dans le domaine de la santé soulève également la question de la confidentialité des informations communiquées par le patient. Ces éléments sensibles doivent être sécurisés, comme le prévoit le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) dans le cadre du traitement des données de santé. Les solutions mises en place doivent par conséquent assurer la protection des informations partagées.

Quels sont les outils et logiciels essentiels en cabinet dentaire ?

 

La dématérialisation et la simplification de la gestion du cabinet passent par l'installation de plusieurs solutions :

logiciel de gestion comptable ;

outils de prise de rendez-vous et de gestion des agendas ;

logiciel de gestion de stocks ;

outils de gestion des dossiers médicaux ;

logiciel de traçabilité des dispositifs médicaux.

Les solutions C.Q.O

 

Certaines solutions regroupent plusieurs fonctionnalités adaptées à la gestion du cabinet dentaire. C.Q.O. (Conseil Qualité Odontologie), spécialisé dans l'accompagnement des professionnels et dans le développement de logiciels, propose des outils dédiés à la stabilité de la stérilisation avec la solution E-STERICODE, ainsi que des outils de gestion de stock avec les solutions DATASTOCK. Pour plus de flexibilité et afin de renforcer la sécurité des données, les services de DATASTOCK en mode Saas sont accessibles en ligne.

 

Toutes les solutions DATASTOCK couvrent le déstockage par lecture Datamatrix et la mise en place de seuils d’alerte en réapprovisionnement, avec le déclenchement de commandes automatiques. Le logiciel propose également des outils analytiques des consommations par praticiens et fournisseurs, un historique des commandes et un inventaire exportable. Les versions avancées du logiciel offrent des fonctionnalités complémentaires par thème avec la gestion des matériaux laissés en bouche et celles des stocks pluri-praticiens, comprenant la gestion des codes UDI et GS1, des produits par numéro de lots et DLC (Date Limite de Consommation) ou encore le suivi des références fabricants. La version mise au point pour la gestion des interventions implantaires prévoit la traçabilité et la lecture optique des produits stériles utilisés, avec, entre autres, la réalisation de fiche d'intervention au format PDF prêt à l’envoi et des statistiques multiples. La version multi-emplacement garantit quant à elle la gestion de plusieurs établissements, avec différents niveaux de droits par utilisateur et la possibilité de visualisation et de gestion centralisée avec l’option super-gestionnaire.

 

CQO propose également des formations à destination de l'ensemble du personnel afin d'assurer la montée en compétences des équipes du cabinet dentaire et de garantir une prise en main rapide et efficace des nouveaux outils.

L'aide à la modernisation et à l’informatisation des cabinets dentaires

Le forfait d’aide à la modernisation et à l’informatisation du cabinet professionnel est prévu par la convention nationale des chirurgiens-dentistes. Cette aide de 490 € peut être bonifiée d’une rémunération supplémentaire de 100 €, sous conditions. Une aide à l’équipement peut également être accordée en complément. Pour bénéficier de ces soutiens financiers, le cabinet professionnel doit remplir plusieurs critères. Le respect de ces conditions est évalué par une grille d’indicateurs.

 

En cochant les 5 indicateurs prérequis, le cabinet peut prétendre au premier palier de 490 €. Cela suppose que le cabinet ait amorcé la digitalisation de ses activités et puisse d’ores et déjà justifier des éléments suivants :

un logiciel homologué par le Centre National de Dépôt et d’Agrément (CNDA) ;

une version du cahier des charges SESAM -Vitale intégrant les dernières mises à jour ;

la transmission à l’Assurance Maladie des pièces justificatives numérisées avec la solution SCOR ;

un taux de feuilles de soins électroniques (FSE) supérieur ou égal à 70 % ;

une messagerie de santé sécurisée.

 

L'indicateur optionnel sur la mise en place de la pratique de la télémédecine ouvre droit à une aide de 350 € pour les équipements de vidéo transmission et de 175 € pour les appareils médicaux connectés.