Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de stocks en cabinet dentaire ?

Publié le Jeudi 28 juillet 2022
Que ce soit dans le cadre d’une entreprise classique ou d’un cabinet dentaire, la gestion des stocks est un aspect essentiel et nécessaire au bon fonctionnement d’une entreprise. Dans le cadre d’un cabinet dentaire, cette bonne gestion des stocks est encore plus importante puisqu’il s’agit de la santé des patients qui est en jeu.
matériel dentaire

En quoi consiste un logiciel de gestion de stocks ?

Un logiciel de gestion de stocks est un incontournable pour toutes les entreprises devant stocker des marchandises. Effectivement, l’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks est un impératif afin de pouvoir anticiper les demandes et savoir quand il sera nécessaire de commander de nouveaux produits.

En outre, l’optimisation de la gestion des stocks permet d’éviter d’avoir trop d’actifs circulants ou de la marchandise non utilisée. Savoir quels sont les articles disponibles et lesquels sont en rupture de stock permet donc d’améliorer sa rentabilité. Cette optimisation de ses stocks résulte en une économie à plus long terme. Un tel logiciel permet également, dans certaines circonstances, d’effectuer le suivi de ses livraisons et de la réception de marchandise. C’est donc un gain d’efficacité pour les entreprises et une façon de rassurer ses clients, encore plus au sein d’un centre dentaire.

 

La gestion de stocks au sein d’un cabinet dentaire

Au sein d’un cabinet dentaire, la gestion des stocks est un aspect capital puisque les produits utilisés le sont à destination des patients. Disposer d'un bon logiciel de gestion de stocks dentaire répond ainsi, non seulement à un impératif économique, puisqu’il permet d’éviter des commandes trop importantes, mais également à un impératif sanitaire, car ne pas disposer d’un produit peut mettre en danger un patient.

De plus, sachant que certains produits et outils utilisés dans les cabinets dentaires sont parfois périssables, assurer le suivi des dates limites de consommation de ces produits permet d’éviter de jeter des cartons entiers de matériaux, ou pire encore, d’utiliser un produit périmé pendant une intervention sur un patient. Il s’agit donc d’un enjeu majeur et de l’un des trois piliers du bon fonctionnement d’un cabinet ou d’un centre dentaire, avec la gestion des déchets et la traçabilité de la stérilisation du matériel.

 

Datastock : quels sont les avantages du logiciel de cabinet dentaire commercialisé par ByCQO ?

Non content de proposer des formations en gestion de cabinet dentaire ainsi que des logiciels de traçabilité de la stérilisation, ByCQO commercialise également Datastock, son logiciel de gestion de stocks destiné spécialement aux cabinets ou centres dentaires.

Ce logiciel permet évidemment de gérer les stocks de son centre dentaire, mais également de surveiller les dates de péremption de ses produits. Au total, ce sont 5 types d’abonnements à notre logiciel pour cabinet dentaire qui sont disponibles, avec, au fur et à mesure de la montée en gamme, de plus en plus d’applications spécifiques. Au total, 5 offres Datastock sont disponibles : Datastock Bronze, Cuivre, Platinium, Titanium et Datastock Centre.

Datastock Bronze : l’essentiel de la gestion de stock en cabinet dentaire

Notre logiciel, Datastock, regroupe l’essentiel d’une solution de gestion pour cabinet dentaire. Il regroupe notamment les produits utilisés par les praticiens et assistantes de cabinets dentaires en deux groupes.

  • Les stocks généraux, comme les gobelets ou les fraises.
  • Les stocks généraux avec une DLC (Date Limite de Conservation).

La séparation des stocks en deux groupes est nécessaire, puisque les stocks avec une date limite de conservation ne peuvent être utilisés passé une certaine date. Datastock permet donc de suivre la date limite de péremption de ces produits afin de pouvoir optimiser leur utilisation pendant que la date limite de consommation est encore valide. Ainsi, cela permet aux cabinets dentaires d’éviter de perdre inutilement de l’argent en étant contraint de jeter des produits.

Les fonctionnalités du logiciel Datastock dans sa version Bronze sont les suivantes :

  • Alertes de réapprovisionnement pour les matériaux qui ne sont plus en stock, oui, qui viendrait à manquer dans les jours à venir ;
  • La gestion des commandes ;
  • L'historique de consommation des produits ;
  • Une visualisation rapide et efficace de l’ensemble de l’inventaire par famille de produits ;
  • La possibilité d’exporter l’inventaire sous format Excel afin de faciliter le travail des gestionnaires ou des comptables du cabinet dentaire ;
  • Pouvoir affecter des produits déstockés à un praticien en particulier ;
  • Trier les produits en fonction des dates limites de consommation initiales, périmés ou arrivant à échéance sous peu ;
  • Un rappel pour les produits arrivant à échéance ;
  • L'étiquetage des produits.

Les versions suivantes de Datastock permettent de profiter de l’ensemble des fonctionnalités de Datastock Bronze présentées ci-dessus avec des fonctionnalités supplémentaires, le tout moyennant 46€ TTC par mois.

Datastock Cuivre pour le traçage des matériaux laissés en bouches

L’offre suivante de Datastock, à savoir, Datastock cuivre, permet, moyennant un prix légèrement plus élevé, de bénéficier d’une solution complémentaire. La législation en vigueur impose de pouvoir tracer le nom, la référence et le numéro de lot des matériaux laissés en bouches (MLB). C’est pour cette raison que ByCQO a développé Datastock Cuivre. Elle permet notamment de répondre aux exigences légales et d’anticiper les besoins de la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) en cas d’éventuel contrôle.

Datastock cuivre, en plus de toutes les fonctionnalités de Datastock Bronze permet aussi de :

  • Gérer les numéros de lot ;
  • Reporter les numéros de lot et la DLC des produits directement dans le dossier du patient ;
  • Une double lecture de l’étiquette de MLB à la réception de ces derniers ainsi que le report de leur utilisation dans le dossier du patient.

Gérer les familles de produits de chaque praticien du cabinet dentaire : Datastock Platinium

La version Platinium de Datastock permet de bénéficier des fonctionnalités de Datastock Bronze, en plus de pouvoir créer des familles de produits spécifiques pour chacun des praticiens du cabinet dentaire. Chaque praticien aura ainsi un stock et des familles de produits que lui sera affecté afin de faciliter la gestion de stocks des centres dentaires qui comportent plusieurs praticiens.

Cette version permet notamment de gérer jusqu’à trois praticiens.

L’offre la plus complète de gestion de stocks pour dentiste : la version Titanium

La version ultime de Datastock, le logiciel de gestion de stocks pour cabinet dentaire permet de bénéficier des avantages de Datastock Cuivre et Bronze, mais également d’informatiser l’ensemble du processus d’étiquetage et de lecture de codes-barres. Cela représente donc un gain de temps et d’efficacité pour les praticiens et les assistants du cabinet dentaire.

La version Titanium de logiciel pour dentiste intègre également la possibilité de suivre les patients plus rapidement, notamment en créant des fiches de prévisite qui seront par la suite transformées en fiche d’intervention et saisir l’ensemble des traitements dont a bénéficié le patient.

En outre, voici une liste non exhaustive des fonctionnalités de Datastock Titanium :

  • Pouvoir saisir la date d’intervention et le type d’étiquette à lire ;
  • Déstocker et tracer les produits utilisés durant l’intervention sur le patient ;
  • Renseigner la traçabilité du traitement de désinfection des instruments utilisés grâce à la DATAMATRIX E-Stericode ;
  • Calculer le coût des produits utilisés pendant une intervention ;
  • La comparaison entre l’année N et N-1 des données enregistrées.

Datastock centre : la solution de gestion de stocks pour les grosses structures

Enfin, Datastock dispose également d’une dernière version : Datastock Centre. Cette dernière version est principalement destinée aux structures disposant de plusieurs centres dentaires.