Comment optimiser le temps et la gestion au sein d'un cabinet dentaire ?

Publié le Mardi 27 octobre 2020

De nombreuses structures et cabinets dentaires font face à des difficultés organisationnelles majeures. Celles-ci ont un réel impact sur leur rentabilité et la cohésion d’équipe. La problématique de l’optimisation du temps est donc inévitable au sein du cabinet, mais comment y parvenir ? À travers cet article nous réaliserons un tour d’horizon des problématiques récurrentes et des solutions existantes permettant d’optimiser cette gestion organisationnelle.

Les impacts d’une mauvaise organisation

Malheureusement assez fréquents, les problèmes d’organisation se remarquent assez rapidement. Des difficultés organisationnelles peuvent réduire la qualité des soins dispensés, la productivité des praticiens et enfin altérer la cohésion et l'atmosphère au sein de l'équipe.

Ces problèmes de gestion du temps et de l’organisation se révèlent entre autres par :

  • Des retards lors d’interventions ou dans la réalisation de tâches de gestion,
  • Des erreurs techniques,
  • Des oublis fréquents
  • L’absence de formalisation de process au sein de la structure.

L’ensemble de ces manifestations peuvent attester que la qualité du travail au sein de votre cabinet est en baisse. Malheureusement, cela conduit souvent à une baisse de la productivité.

D’autant plus que des problèmes organisationnels peuvent provoquer des tensions au sein de l'équipe, une absence de cohésion et une pression au sein de l’équipe. Cela pour de bonnes raisons, c'est un travail fatigant, stressant et minutieux, au sein duquel chaque erreur peut avoir de lourdes conséquences.

C’est pour cela qu’une gestion organisationnelle optimisée est indispensable à la bonne santé de votre cabinet dentaire.

L’assistant(e) dentaire : une aide polyvalente

Le fondement du métier d’assistant dentaire réside dans son travail « au fauteuil », la gestion de l’hygiène et de la stérilisation, et plus globalement la gestion de la santé et de la sécurité sanitaire des patients. Cependant, une partie de ses missions réside aussi dans l’aspect organisationnel du cabinet : permanence téléphonique, prise des RDV ou gestion du stock.

Ces tâches pour le moins chronophages, demande en plus une attention particulière, car toute erreur telle que la mauvaise prise d’un rendez-vous bousculant un planning ou l’oubli d’une commande de réapprovisionnement entrainant une rupture de stock, peut chambouler toute une organisation et également impacter la relation avec vos patients.  

C’est pourquoi il est indispensable d’optimiser la gestion du temps sur ce type de tâches, afin que l’assistante dentaire puisse se consacrer à son cœur de métier et ’être la plus efficace, mais également pour ne pas entraîner de frustration du côté des clients auxquels l’attention portée peut être altérée du fait de cette grande diversité de tâches nécessitant d’être présent sur plusieurs fronts dans un même temps.

Simplifier l’organisation grâce à des outils dédiés

Il est indéniable qu’une bonne organisation va apporter des avantages évidents. Dans le cas d’une gestion organisationnelle optimisée, les praticiens remarquent une amélioration significative des performances, ce qui fait gagner beaucoup de temps.  

Afin de libérer du temps et d’optimiser l’organisation au sein du cabinet dentaire, diverses solutions et logiciels de gestion pour cabinet dentaire, spécialement dédiés au secteur de l’odontologie ont fait leur apparition au fil du temps.

Agenda et gestion des rendez-vous

Ces fameuses tâches de permanence téléphonique, afin de prendre note des demandes de rendez-vous des patients et de l’organisation de l’agenda qui requièrent tant de temps, font partie de celles dont le développement de solutions est le plus important.

Vous trouverez aujourd’hui sur le marché une multitude de logiciels permettant l’automatisation de la communication entre les praticiens ou assistantes et les patients. Prise de rendez-vous en ligne, notification de changement du RDV, rappel, communication d’informations relatives aux consignes d’hygiène… Ces derniers sont dotés de fonctionnalités et possibilités de personnalisation offrant confort et optimisation du temps aux équipes.

Logistique et gestion des stocks

Une autre tâche qui peut elle aussi entraîner une perte de temps, de productivité et d’argent si elle n’est pas optimisée : celle de la gestion des stocks en cabinet dentaire.

Quand l’on demande à certains praticiens comment ils procèdent pour savoir quand commander un produit, on peut s’attendre à la réponse « ça se voit », du fait d’une connaissance visuelle du stock ou manuellement par la tenue d’un fichier tableur. Cependant, ces manières de procéder sont assez approximatives et on se retrouve généralement avec un surstockage afin d’être sûr de ne manquer de rien.

Afin d’optimiser cette gestion, nous avons développé un logiciel de gestion des stocks pour cabinet dentaire disponible sous plusieurs versions en fonctions des besoins propres à chaque structure dentaire (gestion multi-emplacement, pluri-gestion de stocks…).

Cette solution offre alors de multiples fonctionnalités :

  • Déstockage rapide par lecture de code-barres,
  • Seuil d’alerte à définir pour le stock de chaque produit et automatisation possible des commandes,
  • Notification de DLC proche,
  • Inventaire facilité.

Ainsi, cette automatisation permet une tranquillité d’esprit et de libérer du temps sur toutes les tâches relatives à la gestion des stocks.

Stérilisation et traçabilité

Primordiaux, mais nécessitant également du temps, les processus de traçabilité et de stérilisation en cabinet dentaire peuvent eux aussi faire l’objet d’optimisations. Conscients de l’importance de ces tâches, nous avons aussi eu à cœur de développer des solutions offrant simplicité, rapidité et efficacité.

De ce constat, est né e-stericode, une application de traçabilité compatible avec tous les logiciels et stérilisateurs du marché. Il permet une inscription directe et entière de l’ensemble des données recommandées dans le dossier patient. À l’issue d’un cycle de stérilisation, la réalisation d’un marquage rapide des sachets et cassettes via des étiquettes Datamatrix.

Ainsi, un report complet des informations dans le dossier patient interviendra par simple lecture optique.

L’intérêt d’optimiser la gestion du cabinet dentaire

Une optimisation de l’ensemble des tâches abordées précédemment permettra par conséquent une optimisation de la gestion et du temps dont les effets se feront ressentir sur la santé globale du cabinet : qualité des soins, rentabilité, cohésion d’équipe…

De plus, toujours dans l’optique d’accroître la performance et qualité de votre cabinet dentaire, ce temps libéré pourra être utilisé à bon escient :

  • Augmenter le taux de remplissage de votre cabinet en acceptant plus de RDV.
  • Accorder des temps de formation continue pour améliorer votre démarche qualité hygiène Asepsie.

 

En conclusion, cette optimisation du temps s’avère indispensable au bien-être de votre cabinet et vous offre la possibilité de réfléchir à des actions s’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue.

N’hésitez pas à nous contacter pour toutes demandes d’information concernant nos offres et services.